仕事の優先順位を意識できていますか？　優先順位の付け方メソッド

 

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

この記事では、多くの方が悩みを抱えているタスクの優先順位付けの方法をお伝えさせていただきます。

私自身このやり方を実践するだけで、

仕事がスムーズになり安定的に結果を出せるようになりました。

今回ご紹介させていただく方法を実践していただくと、仕事をスムーズに生産性高く進めれる様になりますのでぜひ参考にしてください。

 

なぜ優先順位付けが必要なのか？

仕事がスムーズに進められない原因として、

優先順位がつけられていない

ということが挙げられます。

優先順位がつけられていないことで

どの順番でタスクをこなしていけばよいのか？

このタスクはそもそもやるべきなのか？

他の人に任せるべきなのか？

と、選択肢が多くなりすぎて集中して効率よくタスクをこなすことができなくなってしまいます。

ただ、優先順位をつけることで

やるべきタスクと、取り組むべき順番が明確になり仕事の生産性をかなり上げることができます。

具体的にどうすればよいのか？

大きく４つのステップがあります

 

 

””重要度高いー重要ではない””急ぎ”ー”急ぎではない”で軸を取った図を作る

文章で説明するより図で説明する方が早いので下記ご覧ください。

縦軸に緊急度

横軸にスピード

をとって図を作成します。

図は

紙、メモ帳など特に指定はないのですが、

オススメはGoogleスライドでの作成です。

自動保存がされて管理がしやすいのでオススメです。

Googleスライドで作成してブックマークにて保存しておけば

確認もしやすくなるのでぜひGoogleスライドをご活用ください。

勘の良いかたならわかるかもしれませんが、

軸で区切ることで

というタスクの振り分けを視覚的に行えるように準備をします。

2.タスクを図の中で振り分けていく

図を作成した後は

この図の中でタスクを振り分けていきます。

イメージとしては付箋で振り分けていくイメージです。

Googleスライドでお話をすると

四角の図形を作成しその中に文字を入力することで付箋と同様に活用できるようにしていきます。

また都度四角い図形を作成するのは手間なので、

端っこでコピーしてストックをしておく

↓

なくなったら補充する

という形で運用していきます。

3.振り分けたタスクをこなしていく

後は、振り分けたタスクをこなしていきます。

ここで重要なのが

• どの順番でタスクをこなしていくのか
• タスクのやる、やらないの判定をする

ということです。

考え方としては

1. 緊急度高い✖️急ぎ
2. 緊急度高い✖️急ぎではない
3. 緊急度低い✖️急ぎ
4. 緊急度低い✖️急ぎではない

この順番でタスクをこなしていくことが重要だと思います。

ただ、みなさん考えていただきたいのが

１.緊急度高い✖️急ぎ

のタスクはみなさんこなしていると思いますが、

2.急度高い✖️急ぎではない

3.緊急度低い✖️急ぎ

4.緊急度低い✖️急ぎではない

これらのタスクをもれなく優先順位をつけてこなせている方はいらっしゃいますか？

私は正直そこまでタスクをこなせていなく、時にはタスクを忘れてしまい

失敗してしまうことも多々ありました。

なのでまずはタスクを可視化する、タスクの優先順位を明確にすることで

生産性もあげることができます。

4.緊急度低い✖️急ぎではない

に振り分けたタスクに関しては

• やる必要はあるのか？
• 誰かに任せたほうが良いのではないか？

というところの検討もできるようになるます。

自分がやらなくても良いタスクを減らすもしくは誰かに任せることで

本来やるべきタスクに集中できるようになり、生産性をかなり上げることができます。

4.振り返りを行っていく

やったらやりっぱなしではなく、

しっかり振り返りを行うことが大事です。

仕事は毎日毎日増えていくものだと思うので、

毎日振り返りをおこなっていきますしょう。

具体的には以下を意識しておけば、常に最新の優先順位管理ができる様になると思います。

まとめ

いかがでしでしょうか。

最後にこの記事のまとめとアクションプランを記載していきます。

まとめ

アクションプラン